Langzeitarchivierung von E-Mails an der ETH Zürich: Projekt E-Mail Archiv 2.0

Abstract

E-Mails, ein Produkt des letzten Jahrtausends, sind trotz neuer Kommunikationskanäle wie Zoom oder Teams nicht von der Geschäftskommunikation wegzudenken. E-Mail-Korrespondenzen - zum Beispiel der Schulleitung – enthalten häufig wichtige Nachweise der Geschäftstätigkeit an der ETH Zürich. Deshalb werden diese E-Mails vom Hochschularchiv der ETH Zürich als archivrelevant eingestuft. Denn nach dem Bundesgesetz über die Archivierung (BGA) müssen Unterlagen, welche die Geschäftstätigkeit belegen archiviert werden. Die Übernahme der E-Mails durch das Hochschularchiv und die Langzeitarchivierung im ETH Data Archiv sind Teil des von den Informatikdiensten der ETH Zürich geleiteten Projekts E-Mail Archiv 2.0. In der Präsentation wird berichtet, wie die für wichtig befundenen E-Mails korrekt archiviert werden. Dabei wird auf Fragen eingegangen wie: Welche E-Mails werden übernommen? Wie werden diese erschlossen? Und wie werden sie für die Langzeitarchivierung aufbereitet?